De nos jours, pour assister à une conférence, il est possible de ne plus se déplacer et se trouver dans un même local. Avec l’avancée de la technologie, on peut organiser une réunion, alors que les participants ne se trouvent pas dans le même endroit, et ils peuvent être distancés, dans différents continents même, grâce à l’utilisation des nouveaux équipements actuellement sur le marché. Mais, pour que la réunion se déroule sans anicroches, il est préférable de bien la préparer, et donc de bien choisir les divers matériels qu’on utilise et savoir bien les manipuler.
Les différents points à tenir en compte
Tout d’abord, il faut tenir compte du nombre des participants. S’ils ne sont pas nombreux, un écran de 20 à 24 pouces convient, mais dans le cas contraire, mieux vaut prévoir un moniteur un peu plus grand afin que les participants puissent bien suivre la réunion. Et il est judicieux de préférer les systèmes de vidéoconférence comme sur ce site web dotés d’une option de gestion de caméras multiples surtout lorsque les participants se trouvent dans des points assez éloignés.
Si l’orateur bouge beaucoup pendant la conférence, il est préférable de choisir des caméras à positions pré programmables, ou l’on peut pré-enregistrer les différentes positions.
Ensuite, il faut veiller à ce que le son soit bien audible, sans aucune interférence ni parasite. En effet, on devrait éviter les effets larsens et anti-écho qui pourrait distraire les participants à la réunion. Le choix de la taille et la largeur de la bande passante pour les signaux audio et vidéo sont donc importants, étant donné qu’afin de traverser les réseaux téléphoniques, ils doivent être tout d’abord compressés pour ensuite être décompressés et diffusés. Pour des images de très bonne qualité, il est préférable de choisir la bande à 768 kbits.
Les options nécessaires
Pour pouvoir diffuser des documents à l’écran si on présente des films, une entrée vidéo est nécessaire. Et pour la diffusion des slides powerpoints ou des graphiques, s’équiper d’une interface PC pour pouvoir se connecter à un PC. Des caméras, programmables via le clavier, et à orientation facile sont nécessaires surtout si on veut montrer plusieurs emplacements. Il ne faut pas oublier les micros et haut parleur de très bonne qualité.
Autres remarques à ne pas négliger
La connexion internet (voir http://fr.wikipedia.org/wiki/Internet) doit être de bonne qualité pour qu’image et son soient bien clairs. Et mieux vaut que les équipements de vidéoconférence soit de la même marque afin qu’il n’y ait aucune incompatibilité étant donné que les algorithmes de compression/décompression sont la plupart du temps de type spécifique.
Puis, la manipulation doit être facile et toutes les commandes à portée de main afin qu’on ne se déplace pas si on veut par exemple orienter la caméra vers un point précis.
Avant la visioconférence, il faut faire des essais pour connaître les points faibles à améliorer pour la bonne tenue de la réunion.
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