Gérer les notes de frais de ses salariés peut vite devenir un casse-tête. Pour cela, il est nécessaire d’avoir en amont préparé une procédure à ce sujet, en prenant compte la croissance de l’entreprise…
De plus en plus, vous êtes amenés à vous déplacer davantage à la rencontre de vos clients ou alors certains de vos salariés ont des rendez-vous à l’extérieur de l’entreprise avec des partenaires. Vos déplacements occupent une bonne partie de votre quotidien au travail, en plus des repas et de l’hébergement lors d’un séjour au milieu de la France pour aboutir à un projet ? La gestion de la note de frais est indispensable. Il est important, dès le début, de poser les bases là concernant.
Ce document permet à un employé de justifier une dépense dans le cadre d’un déplacement professionnel, ce qui lui permet d’obtenir un remboursement de son employeur. Du moins, l’employé est dans l’obligation de présenter des justificatifs de frais, comme un ticket de caisse ou une facture par exemple.
Ils existent différentes sortes de frais liés à son activité professionnelle :
– Les frais de déplacement, le plus classique ;
– Les frais d’hébergement, en cas de déplacement loin de l’entreprise ;
– Les frais de repas, lors d’un déjeuner avec un client par exemple ;
– Les frais de télétravail, de plus en plus d’actualité.
Cleemy, une application mobile simple à utiliser
Pour éviter de passer plusieurs heures devant une paperasse interminable, l’application note de frais s’avère particulièrement pratique. Inutile d’avoir Internet puisque vous pouvez ajouter une note de frais hors connexion, et ce, peu importe où vous vous trouvez : dans le train, au restaurant, dans un taxi, etc. Les notes de frais sont synchronisées avec Internet, permettant ainsi de les gérer sur votre tablette par exemple.
L’appareil photo de votre téléphone vous facilitera également la tâche puisque vous pourrez directement photographier vos justificatifs de frais, à condition d’avoir une qualité photo d’assez bonne qualité. Ainsi, vous n’aurez plus à scanner quoi que ce soit ! L’option localisation (GPS) sera aussi utile : l’application Cleemy détecte l’adresse de départ ainsi que celle d’arrivée lors de vos trajets. Le montant de l’indemnité kilométrique et le calcul de la distance est de ce fait automatique.
L’application mobile est d’ailleurs à télécharger gratuitement sur l’App Store ou Google Play. Cependant, il faut disposer d’un compte Cleemy pour pouvoir en profiter entièrement.