La gestion de projets, et particulièrement de projets informatiques, est "le" sujet de management du siècle. Entre livres sérieux comme le mythe du mois-homme, de Frederick Brooks, et blagues rappelant que si une femme met neuf mois à faire un enfant, neuf femmes ne mettront pas un mois à faire le même enfant, mais neuf mois pour donner naissance à neuf individus, les problématiques de gestion efficace de projet sont telles que "gestionnaire de projets" est devenu un métier – recherché – et que les outils de support ont très largement dépassé le diagramme de Gantt.
Définir et prioriser ses objectifs
Le gestionnaire de projets a plusieurs objectifs :
- le projet doit livrer ce que le client attend, qui correspond au "cahier des charges", au "plan" dans le cas d'une construction, bref, à la commande
- il doit le faire dans les délais prévus, malgré tous les imprévus qui vont se manifester
- et il doit le faire dans le budget prévu.
Si ces deux éléments sont fortement corrélés, faire plus long impliquant généralement de faire plus cher (cf. le cas des films), on peut aussi faire plus cher pour faire dans les temps, en augmentant le nombre de personnes sur le projet pour faire face aux imprévus.
Il va donc falloir définir ce qui est le plus important pour le client, livrer dans les temps, ou livrer pour le prix prévu, sachant que, bien souvent, un retard de livraison peut entraîner des dépenses supplémentaires (pénalités de retard, obligation de maintenir plus longtemps que prévu une vieille solutions…). Si, en pratique, la réponse est souvent "les deux mon capitaine", il est malgré tout possible d'établir une grille de critères qui permettra de savoir quel type de solution rechercher a priori face à un problème imprévu.
Utiliser un outil adapté pour gérer le projet
On fait aujourd'hui nettement plus sophistiqué que Project, de Microsoft, avec des outils comme Sciforma ou Planisware, qui permettent, entre autre, de gérer et d'arbitrer entre plusieurs projets mais l'essentiel de la démarche n'a pas changé.
Si le profane croit que l'imprévu est la preuve d'une mauvaise planification, le chef de projet sait que, de toute façon, son projet ne se passera pas comme prévu. Son métier est de gérer les écarts, et la planification du projet lui permet de les identifier le plus rapidement possible, pour pouvoir en estimer les conséquences et donc, prendre une décision.
En particulier, dans les grosses entreprises, il est nécessaire de gérer simultanément plusieurs projets importants. La force de ces nouveaux outils de gestion "PPM" (Project Management Portfolio) est de pouvoir suivre simultanément ces projets indépendants.
Rappeler les objectifs en permanence
Un gros projet s'articule en une multitude de petits sous-projets (mais tous reliés entre, à la différence des projets gérés en portefeuille). Le chef de projet doit souvent rappeler à chacun comment son propre sous-projet s'insère dans la vision globale, l'objectif n'étant pas seulement de "livrer au mieux", mais de "livrer au mieux dans le cadre du projet".
Une bonne gestion de projet doit donc permettre à chaque équipe de percevoir son impact sur le projet global, ce qui a l'avantage important de mieux la motiver.
Ces principes s'appliquent à toute gestion de projet réussie, qu'elle soit basée sur les méthodes classiques, de type Pert, ou sur les méthodes agiles. Et tout projet, même le plus petit mérite une gestion de projet. Même une séance de shopping chez Ikea ! (en anglais).
Laisser un commentaire