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Comment faire pour sponsoriser un évènement étudiant à coup sûr ?

C’est loin d’être facile de trouver un partenaire pour faire sponsoriser son évènement étudiant. Surtout s’il faut s’adresser à un interlocuteur qui reçoit des centaines de dossiers par an. Une bonne raison de monter avec soin son dossier. Voici le guide pour se faire sponsoriser à coup sûr.

Préparer un évènement étudiant

La vie étudiante ne se limite pas seulement aux examens et aux révisions, à un moment donné, il faut savoir tout simplement vivre. L’organisation de soirées ou n’importe quel évènement étudiant est un temps fort pour les universités. Ce sont les associations des étudiants des campus qui se chargent des préparatifs et bien évidemment avec l’aide de n’importe quel étudiant volontaire. Pour qu’une telle fête soit une réussite, il est essentiel de consacrer de réel budget pour faire de la publicité, il faut aussi une trésorerie pour charger le planning d’activités, pour louer une salle adaptée au type d’évènement, pour approvisionner le bar, etc. Heureusement qu’il est possible de se faire sponsoriser. Le maître mot est de préparer le moment récréatif bien longtemps à l’avant, au strict 1 mois au minimum. C’est obligatoire de choisir une date qui ne va pas empiéter les vacances, les week-ends prolongés durant lesquels la majorité des étudiants s’offrent un coffret cadeau aventure ou participent déjà à des soirées concurrentes.

Monter avec soin un dossier

Après avoir prévu une date, repérer un lieu,  centrer sur la logistique de la soirée, déléguer les fonctions, il faut après coup monter un dossier pour viser des partenaires. C’est essentiel d’accorder un soin tout particulier à la rédaction du fameux dossier avant de maximiser la chance de se faire sponsoriser. Vu qu’un évènement étudiant nécessite une bonne dose d’investissement, il en vaut la peine de se soucier de la forme du dossier.

La forme du dossier

Bien qu’elle ne soit pas véritablement importante dans la prise de décision, la forme peut cependant dévoiler la faculté d’organisation, l’esprit créatif de l’association. Il faut donc éviter de surcharger la couverture en plaçant seulement la date, lieu, et une phrase résumant l’esprit du programme.

Le fond

Pour que le dossier intéresse le récepteur, il convient de mettre en évidence le mot de soutien, en ne battant pas le rappel de plusieurs pages, mais plutôt en valorisant essentiellement la plus importante en rapport avec le sponsor. Pour démontrer l’esprit créatif, il faut miser sur un habillage de page original, papier et format différent.

La description du projet

La description du projet doit avoir une approche de type fiche technique. Claire et facile à lire. Il faut aborder l’historique, préciser le lieu et la date, parler du concept général de l’évènement, le programme et l’animation prévu. Afin de convaincre le responsable sponsor, une lettre personnalisée devrait joindre le dossier. Cette lettre doit reprendre les points principaux sus mentionnés du dossier, mais elle devra aussi assigner un contact direct et précis au responsable.

Renvoyer à des annexes

Dans sa rédaction, il est préférable de rester simple et concret et de renvoyer dès qu’il faut aux annexes pour fournir plus de précisions. Les annexes devront comporter essentiellement le plan de l’évènement, la revue de presse annotée et le projet d’affiche. Faisant preuve des intérêts du partenaire à sponsoriser l’évènement.

Penser aux petits trucs en plus

Enfin, pour avoir autant de partenaires, il ne faut pas hésiter de miser sur des petits trucs en plus comme inviter des moyens de communication ou animations originaux, à l’exemple des déguisements pour le tractage, les stands de préventes, ballons, des jeux sociaux qui permettent de gagner un coffret cadeau bien-être.évenement étudiant